Software: luz verde para Microsoft 365 en la administración de Hesse

El responsable estatal de protección de datos, Alexander Roßnagel, da luz verde a las autoridades y empresas de Hesse para utilizar el software Microsoft 365. Sus aplicaciones, como el programa de escritura Word, el programa de correo electrónico Outlook o la herramienta de presentación PowerPoint, ahora pueden utilizarse respetando la normativa de protección de datos con la configuración de usuario correcta, afirmó Roßnagel. Esto ofrece a las empresas y autoridades de Hesse una seguridad jurídica básica, como muestra un nuevo informe de la agencia regional de protección de datos de Hesse.

El trasfondo es que Microsoft 365 (MS 365) ahora se ofrece como un servicio en la nube. Esto había planteado preocupaciones en materia de protección de datos. En noviembre de 2022, la Conferencia Alemana sobre Protección de Datos identificó siete puntos críticos. Según los expertos, no está claro, entre otras cosas, en qué medida la empresa estadounidense procesa datos personales. Los defensores de la protección de datos también han criticado a Microsoft por transferir ilegalmente datos a EE.UU. para el uso de MS 365. Las críticas han dejado a las autoridades y empresas sin estar seguras de si pueden utilizar el software de conformidad con las normas de protección de datos.

“Los principales problemas de protección de datos se han resuelto satisfactoriamente”.

Desde enero se han celebrado una docena de reuniones con representantes de Microsoft, explica Roßnagel. En relación con los siete puntos críticos de la conferencia sobre protección de datos, hemos desarrollado conjuntamente soluciones sobre cómo utilizar MS 365 de manera compatible con la protección de datos. Roßnagel añadió que su autoridad no había examinado técnicamente los servicios individuales de Microsoft. “En términos de personal, no somos capaces de hacerlo en absoluto, pero hemos resuelto satisfactoriamente los principales problemas de protección de datos”.

Es importante que los usuarios configuren Microsoft en consecuencia, subrayó el responsable regional de protección de datos. Las recomendaciones contenidas en el informe de aproximadamente 120 páginas de su autoridad ayudaron.

Microsoft adapta el procesamiento de datos

Ya no hay nada de qué quejarse respecto a la criticada transferencia de datos a EE.UU., también debido a los cambios en la legislación europea. Microsoft ha adaptado el procesamiento de datos a las necesidades europeas, explicó Roßnagel. La compañía estadounidense también ha cambiado su organización para que, salvo contadas excepciones justificadas, los datos se traten en Europa. Al procesar datos personales para sus actividades comerciales, la empresa pudo aclarar que solo se trataba de datos de registro agregados y, por lo tanto, anonimizados.