Rutinas arraigadas: ¡no más trabajo innecesario! Así funciona la limpieza de primavera en el trabajo

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¿Los viejos hábitos están frenando al equipo? Cómo la limpieza de primavera reorganiza las reuniones, las reglas y los roles, y por qué el reconocimiento es tan importante.

Los equipos a menudo llevan más equipaje del que creen: una reunión semanal aquí, una capa adicional de aprobación allá, un informe que crece unas cuantas páginas más cada año. En algún momento, el calendario y la lista de tareas pendientes están llenos y nadie sabe exactamente cuándo y por qué sucedió esto.

Evelyn Wurster, desarrolladora de equipos y consultora de directivos, recomienda por tanto una “limpieza general en el equipo”. En la entrevista explica qué “basura” se acumula en el trabajo diario y cómo los equipos se deshacen de ella.

¿Cuál es la basura típica que suelen recoger los equipos?

Evelyn Wurster: Con el tiempo, se van introduciendo muchos hábitos que, llegado un momento, ya no se cuestionan. Un ejemplo clásico son las citas en serie o las reuniones periódicas. En algún momento fueron introducidos, pero nunca más fueron controlados. Sin embargo, todo el equipo sigue apegándose a ellos, aunque ya no tengan sentido.

Es similar con los procesos o reglas. A veces es necesario aprobar decisiones en múltiples niveles porque en algún momento algo salió mal y se introdujo una regla adicional. Pero esto tampoco será cuestionado más adelante.

Otro clásico son los reportajes. En cierto momento alguien dice: “Me gustaría hacer este análisis y aquella evaluación”. Los informes siguen creciendo. Al final hacen envíos con regularidad, pero ya prácticamente nadie los mira.

Además de estas estructuras, también hay comportamientos que se arraigan. Algunas personas instintivamente dicen que sí a todo, especialmente cuando la petición proviene de su jefe. Otros básicamente bloquean todo primero. O la gente pasa mucho tiempo perfeccionando una idea porque quiere perfeccionarla antes de compartirla. Todo esto cuesta tiempo, energía y, en última instancia, productividad.

Si un equipo quiere limpiar, ¿cómo es exactamente la limpieza de primavera?

Recomiendo cuatro pasos. La primera es incluso reconocer que se han acumulado cosas que quizás ya no tengan sentido. En la segunda etapa, conviene abordar este tema de forma estructurada. Así que, por ejemplo, mire: ¿qué reuniones, reglas o relaciones existen realmente y cuáles requieren mucho tiempo o energía?

Luego viene el tercer paso, que me gusta llamar las tres C: matar, acortar o aclarar. A continuación, se comprueba si se puede eliminar algo por completo, si se debe reducir (por ejemplo, celebrando sólo una reunión al mes) o si es necesario aclarar primero para qué sirve algo.

Una matriz simple es útil: ¿cuánto esfuerzo se requiere y qué tamaño es el beneficio? Las cosas que requieren mucho esfuerzo y pocos beneficios normalmente pueden eliminarse. Es posible que otros simplemente necesiten ser ajustados un poco.

El cuarto paso es probar los cambios primero. Si dices: “Vamos a intentar esto durante ocho semanas”, será más fácil que mucha gente se involucre. Al mismo tiempo, podrás volver a remar si te das cuenta de que algo no funciona bien.

Estos cambios a veces provocan conflictos dentro del equipo. ¿Cómo puedes afrontarlo?

Un tema común es que las personas tienen diferentes necesidades. En una reunión de equipo, por ejemplo, hay compañeros a los que les encanta el intercambio y aprecian el contacto. Para otros, esto es más bien una pérdida de tiempo laboral porque prefieren seguir trabajando en sus tareas durante este período. Entonces puedes intentar estructurar la reunión de otra manera. Por ejemplo, primero una breve parte informativa con la información más importante y luego un intercambio informal. Quien quiera puede irse.